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围绕中心 服务大局 努力开创我区档案工作新局面

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围绕中心 服务大局

努力开创我区档案工作新局面

——在2010年全区档案工作会议上的报告

刘国强

(2010年5月12日)

同志们:

这次会议是经区委、区政府研究决定召开的。会议的主要任务是:全面总结近年来档案工作基本情况,部署2010年档案工作,动员全区各级各部门和广大档案工作者,紧紧围绕今年区委、区政府确定的“作风立区、项目强区、文明兴区”战略,进一步理清思路、开拓创新,全力开创我区档案工作新局面,为加快推进黄河三角洲开发建设和全区经济社会又好又快发展提供优质的档案服务。等会儿,区委常委、办公室主任张峰同志还要作重要讲话,我们一定要认真学习,深刻领会,全面抓好贯彻落实。下面,根据会议安排,我讲两个方面的问题。

一、我区档案工作的基本情况

近年来,在区委、区政府的正确领导下,我区的档案工作坚持以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导,深入学习实践科学发展观,紧紧围绕区委、区政府工作大局,开拓创新,扎实工作,不断推进档案事业发展,为全区经济社会发展作出了应有的贡献。

(一)领导支持力度不断加大。针对档案馆建设和达标升级,区委、区政府主要领导先后做出重要指示,要求全力做好档案馆达标配套工作。市委副秘书长、档案局局长、档案馆馆长许玉德亲自协调组织专家组,对区档案馆迎接国家二级档案馆测评准备工作进行预检。区委常委、办公室主任张峰多次在全区办公室工作会议上对档案工作提出明确要求,亲自安排部署档案工作,促进了档案管理和服务水平的不断提高。区政府副区长刘瑞俭十分重视档案工作,经常听取档案工作汇报,及时帮助解决档案工作中遇到的困难和问题。今年上半年,全省档案馆建设工作现场会将在东营召开,我区被确定为观摩现场之一,区委、区政府主要领导高度重视,专门提出要求要进一步加强档案馆部分功能设施的配套完善。

(二)档案馆室建设日益完善。结合新区建设,高起点规划,完成我区综合档案馆建设,面积达3900平方米。其中档案专业库房3个,面积近900平方米,配备密集架162组,可容纳档案20万卷(盒),并配备了部分恒温恒湿和消毒除尘设备;规划档案展厅260平方米,档案技术和服务用房12个,为档案工作的开展奠定了良好基础。结合创建国家二级档案馆,对照标准,精心准备,认真组织,找差距、定措施、抓整改,积极完善薄弱环节,添置了部分设施,更新了部分办公设备,档案馆舍基础设施有了较大改观。结合机关规范化

建设,狠抓机关档案室配套完善,通过近几年的共同努力,全区9个镇街道、19个区直部门单位和辖区6个已经列入全宗管理的企业建成专业档案室,共配备密集架180多组,档案柜300多个,室藏档案达到20多万卷件。

(三)馆藏档案资源不断丰富。着眼群众需求,加强民生档案接收。积极协调区民政部门,及时接收8万户家庭的婚姻档案3400多卷,积极参与新区建设档案管理,及时接收建设系统专业档案3200余卷,专业设计图纸1800余幅,为新区建设留下了珍贵的档案资料。认真查缺补漏,加强声像档案积累。积极与宣传、文体、广电等部门联系,加强了声像档案的整理和移交,接收声像档案200多盒,照片档案100多盒,进一步丰富了馆藏种类。结合历次政府机构改革,积极指导各相关乡镇街道和区直部门档案移交,协调撤并或职能调整单位主动将失效印章移交档案馆,累计接收失效印章1500多枚,进一步丰富了印章档案资源。截止目前,区档案馆馆藏档案已达5.11万卷(盒),其中文书档案2.7万卷(盒),专业档案1.3万卷(盒),资料1.1万册。

(四)档案管理水平逐步提升。年度归档稳步高效。各级各部门单位认真贯彻落实国家档案局8号令,扎实推进机关档案收集整理工作,文件材料的归档、整理、编目、建档率均稳步提升,年度完成率和合格率明显提高。严格执行《山东省档案管理考核办法》,积极开展档案室定升级工作。法院、财政局、国土资源分局、工商分局4个单位的档案室成功晋升省特级档案室;区交通局、区公安分局、胜利街道等8个单位的档案室达到省一级。档案安全逐步加强。各级各部门注重修订完善档案安全制度,进一步加强安全措施。区财政局针对夏季雨量大,档案易潮、易霉、易生虫等情况,购置了除湿机等设备,有效提高了档案管护水平。国土资源分局安装了档案信息系统防火墙,建立备份与恢复系统,确保档案数据安全。区法院购置专用设备,把馆藏30余盘老录像带进行格式转换,有效延长了声像档案的使用寿命。

(五)档案信息化建设开始起步。按照《市委办公室关于加强档案信息化建设的通知》要求,区档案馆安装了全省统一的档案数据库管理软件,全面规范电子档案的管理。目前全区82个全宗单位中已有75个安装完成,其中网络版7 个,单机版 68个。馆藏档案的数字化转换工作开始起步,目前已完成3000卷馆藏档案目录的数字化转换。电子档案制作和移交工作进展顺利,先后指导完成两批共21个全宗单位2000年以前档案移交进馆,这些单位均完成了纸质档案数字化转换。多数单位都配备了电脑、打印机、扫描仪等办公自动化设备,为全区电子档案应用储备了基础资源。

我区档案事业的发展,是区委、区政府正确领导和各级各部门单位大力支持的结果,是全区广大档案工作者齐心协力、扎实工作的结果。同时,我们也清醒的看到,我区档案工作也还存在一些明显的问题和不足:

一是档案工作与中心工作的结合还不够紧密。档案工作在一定程度上还游离于党委政府的中心工作以外,尤其与全区的重大部署、重要活动、重点工程、重点项目跟的不紧,靠的不牢,档案的服务作用还远没有发挥出来。

二是档案资源与移交进馆的数量还不成比例。我区是市中区,地处油田腹地。多年来,行政区划变迁大,组织沿革调整多,城市发展变化快。各个时期、各类组织、各种活动的档案资源都应该比较丰富,有大量的档案资源价值大、代表性强。但从目前移交进馆的档案看,两者的比例很不协调,有价值的档案相对较少。

三是档案馆室与管护设施的配套还不相协调。我区的档案馆在建成初期,硬件环境和库房面积相对较好,但一直以来档案库房内的管护设施和档案业务馆舍的设施配套都没有及时跟进。与广饶等兄弟县区和外地先进地区相比,规划面积小,历史欠账多,远不能满足“档案馆建设要至少要考虑30年”的常规发展需求。

四是档案制度与管理服务的标准还不够具体。档案工作是一项制度性、专业性、标准性都比较高的行业,上位行业法规和标准规范很多很细,而指导基层贯彻执行的下位制度措施和地方标准较少,部门单位包括档案局自己在管理与服务中缺少适合本地区档案工作管理与服务的制度和标准体系,无章可循、无度可依的现象尤其明显。

五是档案创新与形势发展的需要还不相适应。随着各级对档案事业的重视,对档案工作自身也提出了更高的要求,档案服务已经从原来的封闭式、内部式、存放式的传统功能,向开放式、公共式、服务式转变。尤其是随着社会信息化水平的提高,对档案工作特别是数字档案建设提出了明确的要求。那么,馆藏纸质档案的数字化是基础的基础,而我们这个基础才刚刚开始。

今后,我们将在区委、区政府的正确领导下,总结经验教训,正视问题不足,积极开拓创新,全面推进档案工作迈上新台阶。

三、2010年档案工作的目标任务

2010年全区档案工作的总体目标是:坚持以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导,落实科学发展观,紧紧围绕区委、区政府中心工作,转变工作思路,创新工作方式,努力完成“突出一个中心,出台两类文件,完善三个体系,做好四项工作”的年度目标任务,全面开创我区档案工作新局面。

(一)突出一个中心

以迎接全省档案馆建设工作现场会议为契机,突出区档案馆配套完善这一中心,对照《县级综合档案馆建设标准》和《县级综合档案馆测评标准》要求,进一步加强档案馆基础设施建设,重点做好档案库房基本防护设施的配套完善和部分技术用房急需设施的配套,力争达到现场会观摩现场的基本要求。

(二)出台两类文件

1、规划类文件。一是制定出台《东营区关于进一步加强档案工作的意见》,对近几年全区档案工作的总体目标、建设重点和制度措施提出指导性意见。二是规划制定《东营区数字档案馆总体规划方案》,对利用信息技术整合档案资源、规范档案管理、提升档案服务提出分期建设、分步实施的总体规划方案。三是按照省市统一要求,结合我区实际制定《东营区“十二五”档案发展规划》,对“十二五”期间全区档案事业发展进行统筹规划和整体布局。

2、管理类文件。一是制定出台《东营区重点建设项目档案管理暂行办法》,规范区政府重点建设项目的档案管理,指导督促各项目建设单位或项目建设单位的主管单位做好项目档案的登记、留存、整理、归档、培训、验收和移交等工作,提高项目档案的规范化管理水平。二是制定出台《东营区机关档案室管理考核办法》,规范全区机关档案室的基础建设、设施配备、档案管理、档案利用和定升级等标准要求和管理措施,全面实施机关档案室年检制度,促进全区机关档案室规范化建设上档次、上水平。

(三)完善三个体系1、完善档案资源构成体系。要坚持“跳出档案看档案”的思路,走出传统收集档案的圈子,用全新的眼光发现档案,用有效的方法积累档案,加快建立“内容丰富、门类齐全、结构合理、特色鲜明”的多元化档案资源构成体系。一是加强机关档案资源建设。充分发挥机关单位积累档案资源的主渠道作用,督促指导各全宗单位严格按照机关文件材料归档范围和标准要求,认真做好年度文件材料的收集、整理、归档工作,做到应收尽收。要按照区委关于区政府机构改革相关文件的要求,切实做好机构改革中的档案交接和管理工作,合理处置档案的归属与流向,防止档案人为流失,确保机构改革涉及单位档案的齐全和完整。二是加强重点项目档案资源建设。认真贯彻落实《东营区重点建设项目档案管理暂行办法》,进一步完善工作制度,规范工作程序,及时掌握情况,实施跟踪服务,分期分批对相关单位档案管理人员进行专业培训,及时会同有关部门组织项目档案验收,确保档案工作与重点项目建设“同部署、同建设、同管理、同验收”。三是加强村级档案资源建设。深入贯彻落实国家档案局、民政部、农业部《关于加强社会主义新农村建设档案工作的意见》,结合我区实际,重点突出城区改造村居和城市社区建设两个重点,加强城区村居改造规划档案的规范整理和城市社区档案的规范化建设工作。四是加强企业档案资源建设。要以我区大力实施“项目强区”战略为契机,以国有企业东营区分支机构和区重点建设项目承担企业为重点,加强协调调度,以项目档案的规范化管理促进相关企业项目建设的规范化管理,开创企业档案工作新局面。

2、完善档案执法监管体系。要坚持“依法治档”理念,适应新形势下大力推进基层档案规范化建设的需要,进一步加强建章立制、执法检查和法制宣传,逐步构建“制度健全、措施具体、执法规范、服务热情”的档案执法监管体系。一是要加强制度建设。要依据国家和省市出台的档案法律法规,进一步研究制定适合本地区、本行业切实有效的规范性文件,保障档案监管的本地化服务。今年重点是建立档案工作年检制度,以考核考评机制促进档案事业健康发展;建立档案投入法定增长制度,以稳步增长机制保障档案维护经费的足额投入。二是要加强执法检查。要依法明确档案行政管理部门执法主体资格,理顺档案行政执法工作机制,确保其执法的合法性和权威性。今年,区档案局将结合机关档案室规范化建设和档案移交进馆工作,开展经常性的档案执法检查和专项检查,认真开展档案行政执法年检工作,并将执法检查和考核结果作为衡量各单位完成档案工作目标的重要依据。三是要加强法制宣传。要将档案法律法规的宣传教育纳入全区普法规划,加大档案法制宣传力度,增强全社会档案法制观念。各级各部门单位要把档案法制教育列入党员干部培训内容,着力提高档案法制意识。要深入学习宣传《档案法》、《档案法实施办法》和《山东省档案条例》,特别是要教育广大档案工作人员严格遵守档案法律法规,依法履行管理档案、保护档案的职责和义务。

3、完善档案公共服务体系。要适应新时期档案工作从封闭型向开放型,从档案保管型向社会服务型转变的实际需求,逐步构建“布局合理、设施配套、管理规范、服务全面”的档案公共服务体系。一是要转变服务观念。各级各部门单位档案机构都要把增强和拓展档案的社会服务功能作为提升档案服务水平的重点,从主要为各级领导和党政机关服务扩展到为社会各界和广大人民群众服务,从收集、保管、利用档案资料等基本服务功能扩展到资政辅政、信息公开、宣传教育等社会服务功能。二是要创新服务方式。要重点围绕全区重大部署、重要活动、重点项目主动为领导决策提供相关的档案信息服务,发挥档案资政辅政功能;要围绕婚姻状况、社会保障、医疗服务、法律咨询等领域主动为市民查询提供民生档案服务,发挥档案信息公开功能;要通过建立网站、举办展览、出版书籍、举办讲座等方式为市民提供优质的精神食粮,发挥档案宣传教育功能。

(四)抓好四项工作

1、抓好档案馆室配套完善。一是要按照“着眼长远、遵循标准、满足应用”的原则,建设档案库房视频监控系统,完善库房温湿度控制系统,调整库房消毒系统。通过不断努力,逐步达到档案库房“九防”标准要求。二是要按照“先技术、后服务、再办公”的次序,分年度分期分批逐步配套启用档案技术用房、服务用房和办公用房。今年要集中配套启用目前最急需的开放文档查阅中心、库房智能管理中心,电子档案制作中心等3个档案业务用房,保障相关档案业务正常开展。三是要按照“统一全宗设置、统一预存空间、统一检索标牌”的标准,对现存馆藏档案进行规范整理。对原区委组成部门单独设立全宗,对机构改革中职能变化较大的单位重新调整全宗,对新成立单位增设全宗。按不同单位的档案增量预留密集架空间,保障各单位档案移交入馆后的集中存放。按全宗调整情况制作各库房全宗索引和检索目录标牌,统一装配到各密集架。四是要按照“促二级、争一级、推特级”的原则,大力开展机关档案室规范化创建活动,全面实行机关档案室年检制度,统一清理认定机关档案室级别,按照“合格、省二级、省一级、省特级”四个级别分类挂牌。对年检不合格或达不到原级别的档案室,要限期整改;年度整改仍不达标的,要先摘牌,后依照国家档案局《档案执法监督检查工作暂行规定》的有关规定和标准,给与相关单位和责任人相应的行政处分和经济处罚。

2、抓好本轮档案移交入馆。一是要按照“明确年限,新档案新办法,老档案老标准”的要求,以2000年为界限,按照新旧档案整理的不同标准要求,一方面抓紧安排部署本轮(2000年前)档案移交第三批,也是最后一批进馆单位的档案整理工作,相关单位要在年内完成档案移交进馆。重点做好目录打印、全文扫描和整体内容的系统录入工作。另一方面,结合本轮档案移交进展情况,适时启动新一轮(2010年前)档案移交进馆工作。二是要按照“卷变件、订变缝、期限改年限”的档案整理新标准,采取集中培训、分批轮训和以干代训的方式,进一步加强各全宗单位档案管理人员的业务培训,力争做到把新标准教会每一名档案员,让每一名档案员都学会使用系统,使每一个单位至少配备一名档案员,确保“适应新标准、学会新系统、构建新网络”的档案培训目标实现。三是要按照“突出民生,适当提前”的原则,全面贯彻落实省市关于民生档案移交的新要求,继续做好专业民生档案的接收入馆工作,要进一步推广民政局婚姻档案和建设局城建档案的入馆经验,积极协调有关部门,进一步加快社会保障、医疗保险、计划生育、退伍安置、房屋拆迁、村居改造、房产管理、土地流转、人口普查等涉及民生的专业档案移交进馆工作,年底前相关单位要实现部分专业档案的移交入馆。

3、抓好馆藏档案数字管理。一是要按照“转一批,进一批,不转不进”的要求,分期分批实现纸质档案的数字化转换。区档案局要分年度逐步把现有的5万卷馆藏档案全部实现数字化转换,今年要转换5000卷;结合档案移交进馆要求,各全宗单位新移交进馆档案必须全部实现目录和全文的数字化转换,数字化转换没完成的纸质档案不允许进馆。二是要按照“物理集中”与“逻辑集中”相结合的原则,分类完成已转换数字档案的分布式存储。进一步配套完善档案信息机房配套设备,对当年移交进馆的数字档案要实现在区档案馆的“物理式”集中存储,对当年不能实现移交进馆的数字档案和各单位需长期保存在本单位的数字档案要在本单位的档案室按照全区统一标准实现“逻辑式”分散存储,为全区数字档案馆建设奠定基础。三是要按照国家和省市关于数字档案“三库两网”(目录库、全文库、缩微图片库、档案专网、档案公共信息服务网)的建设要求,逐步开展档案的数字化应用。结合“十二五”规划和我区实际,今年要完成《东营区数字档案馆总体规划方案》的制定和专家评审。根据今年纸质档案的数字化转换情况,年内实现依托区城域网对外发布区档案信息网站,从今年开始逐步开展档案“三库”建设,力争用3-5年时间基本完成馆藏档案的“三库两网”建设,逐步搭建覆盖全区的数字档案馆基础架构。

4、抓好珍贵档案抢救保护。多年来,由于我区一直没有档案馆,受当时的档案保管条件限制,许多具有重要珍藏价值的档案,尤其是实物档案没有及时移交进馆,致使许多珍贵档案散落民间,没有得到较好的保护,有的甚至遗失或损坏,已经对我区档案事业的发展造成了不可挽回的遗憾。随着今年档案馆舍的进一步配套完善,我区已经初步具备了较好的档案保管条件。因此,从今年开始,逐步开展珍贵档案的抢救性保护工作。一是要按照“抢救与保护并重,征集与征购并举”思路,从今年开始,逐步开展珍贵档案的抢救性保护和依法征集征购工作。今年要完成部分馆藏珍贵资料的清理和上报工作,积极争取各方面支持,为今后的抢救性修复,保护装具和复制品制作做好准备。二是要按照“集中行动与长效机制共建”的思路,区档案部门牵头,结合我区情况,坚持“持之以恒,宜早不宜迟”的原则,进一步完善相关制度,探索设立珍贵档案保护基金,加强珍贵档案开发利用和可持续利用,促进珍贵档案的依法管理和科学利用。

同志们,我区档案事业又将翻开新的一页,希望各级各部门单位和社会各界一如既往的关心和支持档案事业,我们将紧紧围绕区委、区政府中心工作,以更加饱满的热情,更加务实的作风,投入到档案事业中,不断开创档案工作新局面,为我区经济和社会发展做出新的更大贡献!

 

 

 
 

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